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商務信函書信是日常生活中常用的文體,是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函和私人信件兩大類。值得注意的是,英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別,應特別加以區分。
英語書信通常包括下面幾個組成部分:信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。 1、商務信函信端 信端即信頭,一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處,何時發出,便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時,信端應寫在信紙的右上角,若字數較多,可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少,可適當多向右移一些,使整個信端的重心落在右上角。商務信函信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看,前者更為常用。采用并列式時,每行開頭要左對齊;采用斜列式時,每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。
寫信端時,先寫發信人的地址,地點的名稱按由小到大的順序排列,然后是其它項目和發信日期。具體次序是:第一行寫門牌號和街名;第二行寫區名、市(縣)名、。ㄖ、邦)名,往國外寄的信,還要寫上國家的名稱;國家名稱的前面加上郵政編碼,其后可寫上電話號碼,最后一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱,則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名,則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱;第二行寫系、科、室名稱;第三行寫學校名稱;第四行寫市(縣)、。ㄖ荩┟Q;然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。 如果使用標點符號,則在每行末尾加逗號,最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號,但在每行之內該用標點符號的地方,仍要用標點。特別要注意的是,門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家,城市名稱之后往往寫有字母或數字,表示城市的郵政編碼。
信內地址收信人的姓名和地址,寫在信紙的左上角,從信紙的左邊頂格開始寫,低于寫信人地址和發信日期一二行,也分并列式和斜列式兩種,但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是,先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱,占一二行,然后寫地址,可占二至四行。信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時,正文一般開門見山,內容簡單明了,條理清楚。在寫私人信件時,信寫好之后若有什么遺漏,可用 P. S.表示補敘。 5.商務信函結束語 結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱,只占一行,低于正文一二行,從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫,末尾用逗號。
私人和公務信函--注意事項 首先,寫信者應設身處地想到對方,尊重對方的風俗習慣。 其次,英文信應該行文流暢、言簡意賅,避免冗長。這就是說,寫信者應用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息,而且寫信者應將其所需傳遞的信息表達清楚,以免對方產生誤解。書信交往,同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中,要避免傷害對方感情,措辭上多選用些禮貌婉轉詞語。 最后,除了避免語法、拼寫、標點錯誤外,信中所引用的史料、數據等也應準確無誤.私人和公務信函--常用句式。
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